Sommeren er rett rundt hjørnet. For hver dag som går, kjenner du at det kribler litt ekstra i kroppen. Det blir litt hardere å konsentrere seg. Minuttene tikker ned mot det vakreste ordet av dem alle: Ferie.
Men hvis du driver eget firma eller har større ansvar på jobben, kan feriedrømmene være både søte og bitre. De fleste av oss i denne situasjonen vet at stressnivået er på det høyeste i ukene før ferien.
Ifølge en rapport som programvareprodusenten Xero publiserte, innrømmer 85 % av eiere av småbedrifter at de tar med seg jobben på ferie, og 60 % sier at de daglig sjekker hva som skjer i bedriften når de selv ikke er til stede.
Hva kan vi gjøre for å forberede oss til ferien slik at vi kan ta en velfortjent pause, hente inn litt ekstra krefter og vende tilbake til en jobbsituasjon som ikke har ramlet helt fra hverandre mens vi var borte fra kontoret?
Planlegging er alfa og omega. Her gir vi deg en sjekkliste over hva du kan gjøre nå for å redusere stress i tiden som ligger foran deg.
I god tid før ferien:
Har du bestemt deg for hvilke datoer du vil ta ferie? Hvor mange feriedager har du råd og mulighet til å ta? Snakk med familien din om dette på forhånd, slik at alle vet hva de kan og ikke kan forvente av deg. Vær realistisk slik at du unngår skuffelser. Hvilke aktiviteter kan de planlegge uten deg? Hvilke aktiviteter vil du helst være med på?
Snakk med sjefen din (dette er det enkleste steget hvis du er din egen sjef) og eventuelle kollegaer. Planlegg slik at ikke alle er på ferie samtidig, hvis det er mulig. Sørg for at de er fullstendig klar over hvilke datoer du vil være borte. Merk av dette i kalendere alle har tilgang til.
Se over hvilke prosjekter og deadlines som skal gjennomføres, og prøv å planlegge disse slik at de fullføres i god tid før ferien. Det er få ting som er verre enn å sitte på flyplassen og fikse problemer som dukket opp i kjølvannet av et nylig avsluttet prosjekt, når du aller helst skulle ha startet ferien allerede. Gi deg selv et par uker til å kvalitetssjekke prosjektet og forsikre deg om at alt er i orden før du pakker kofferten.
Samme måned som ferien:
Har du kunder som forventer at du utretter «i siste liten-mirakler»? Forbered dem på at du skal ha ferie om et par uker, og gi dem mulighet til å tenke over hva de helst vil at du skal ha gjort innen den tid. Fortell dem at du er fullbooket de siste dagene før ferien slik at de må kontakte deg i god tid. Finn ut hvem du kan delegere oppgaver til mens du er borte, og hvem kundene dine kan kontakte hvis de ikke kan vente til du er tilbake på jobb.
Tenk over hvilken informasjon du sitter på som andre kan trenge i løpet av ferien. Lag en oversikt over viktige telefonnumre og prosedyrer som dine ansatte kan trenge. Hva gjør de hvis internett ikke fungerer? Hvem kontakter de ved cyberangrep? Hvor er stoppekranen til vannforsyningen og nøkkelen til sikringsskapet? Er du den eneste som kjenner til det hemmelige kodeordet hvis alarmen går av ved et uhell? Hva er prosedyrene ved et medisinsk uhell? Det er klart at du gjerne vil informeres om krisesituasjoner selv om du er på ferie, men hvis du kan unngå panikkfylte telefoner klokken 5 om morgenen, så får alle slappet mer av.
Har du ansvaret for postering av innlegg for bedriftens sosiale medier? Dette er noe du ikke bør være nødt til å tenke på mens du er på ferie! Planlegg innlegg og legg i kø for automatiske posteringer, eller få en virtuell assistent som sekretær.no til å ordne det for deg!
Samme uke som ferien:
Snakk med kollegaene dine om hva du vil de skal informere deg om mens du er borte, og hvordan de kan få kontakt med deg. Sjekker du telefonen/e-post én gang om dagen? Tre dager i uken? Er det dager du vil være helt uten Wi-Fi? Her er det viktig at du vurderer på forhånd hva som kan vente til du er tilbake, og at du er tydelig på dette. Det er ikke sikkert du kan ignorere jobben helt mens du er på ferie, men husk at hovedoppgaven din i ferien er å slappe av. Be om virkelige hastebeskjeder på telefon, og mindre viktig informasjon på e-post.
Minn kunder og kollegaer om at du tar ferie. Fortell dem hvem de kan kontakte hvis det er noe de trenger mens du er borte. Opplys om når du vil være tilbake fra ferie. Her kan du være smart, informer kundene om at du vil være tilbake på jobb et par dager etter at du faktisk skal være fysisk tilbake på kontoret. Dette vil gi deg tid til å få kontroll over arbeidshverdagen igjen, gå gjennom e-poster og håndtere eventuelle uforutsette hendelser som har oppstått mens du var borte.
Siste dag før ferien:
Viderekoble telefonen og sett opp en automatisk telefonsvarer hvor du informerer om at du er på ferie og hvilken e-post de kan benytte for å få hjelp.
Sett opp en automatisk fraværsmelding på e-post.
Ta et siste overblikk over kontoret, slå av utstyr du ikke trenger, ønsk kollegaer en god sommer og kom deg ut i solen!
På ferie:
Ta med deg en papirliste over viktig kontaktinformasjon i tilfelle mobilen faller i vannet eller PC-en blir stjålet.
Unngå bruk av offentlig Wi-Fi så langt det er mulig.
Sett ferieregler for deg selv, bestem deg for å sjekke jobbsituasjonen f.eks. én gang om dagen, på ett bestemt tidspunkt og i maks 30 min. Dette kan være lurt å planlegge til tidspunkt hvor du er alene, tidlig på morgenen eller sent på kvelden.
Prøv å unngå å inngå nye avtaler og signere kontrakter når du er i feriemodus. I tilfeller som dette vil du jo helst ha full konsentrasjon og tungen rett i munnen.
Ta vare på de flotte feriebildene, slik at du kan postere på sosiale medier etter at du kommer hjem fra ferie. På denne måten unngår du å informere folk med skumle hensikter om at kontoret eller hjemmet ditt står tomt i noen dager …
Husk at hovedprosjektet ditt nå er å slappe av, hente nye krefter og motivasjon og tilbringe mest mulig tid med de du er glad i!
Vi i Sekretær.no ønsker deg en riktig god sommer!
